Registraciones

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Una registración en el aplicativo representa una fichada en un reloj físico (lector de tarjetas, biométrico, etc) o virtual (registro personal en planilla) de un empleado.

Características

Cada registración corresponde a un único empleado, y tiene además la marca del reloj en el que se realizó, la fecha y hora y si se trata de una registración de entrada o de salida. También podría identificarse, de ser necesario, aquellas registraciones que corresponden a una llamada (es decir, el turno del empleado no decía que tenía que presentarse, pero fue llamado).

Habitualmente se utiliza para la carga de registraciones el proceso de lectura de registraciones, pero también se presentan varias herramientas para realizar mantenimiento manual. En estos casos (cuando se den de alta o modifiquen manualmente a través de la aplicación) las registraciones quedarán marcadas como “Manual”.

Estado

Cada registración se encuentra en todo momento en un estado determinado:

• Al cargarse la registración, automaticamente se la considera en estado inicial (I).
• Cuando se ejecuta el proceso de horario cumplido, y la registración es analizada
  • Si se tiene en cuenta para el procesamiento, se cambia de estado a procesada (P).
  • Si durante el procesamiento se analiza, pero no se tiene en cuenta (por ejemplo, por alguna anomalía por un problema en la definición de la forma de pago) se cambia el estado de la misma pero se deja como leída (L).

Cuando los resultados de un procesamiento no sean los esperados, se recomienda revisar el estado de las registraciones.

Configuración

Dicha ventana muestra las registraciones cargadas para un empleado en un rango de fechas.

Ante algún problema con los relojes se puede realizar el mantenimiento manual de las registraciones. No se recomienda el uso de esta funcionalidad si está andando el reloj, ya que se puede producir duplicación de las registraciones, y un resultado erróneo del horario cumplido. Toda registración dada de alta o modificada a través de estas opciones serán marcadas como ingreso manual (esta marca no podrá ser administrada por el operador).

• Insalubridad: la marca muestra si la registración que se está cargando se debe a un reloj de insalubridad o no.

Horario Habitual

Permite cargar registraciones automáticamente según el horario teórico que tenga asignado el empleado para ese día.

Cálculo de Horario

El horario cumplido también podrá ser procesado a través de este botón. Las opciones en la misma le permiten elegir qué procesos ejecutar (podría, por ejemplo, no sólo ejecutar el horario cumplido sino además el acumulado diario para el día en cuestión), qué empleados procesar (uno, una selección o todos), para qué fechas, e incluso la posibilidad de hacerlo con análisis detallado.

Cambio de Estado

El cambio de estado de una registración no puede realizarse funcionalmente desde el mantenimiento de la misma. Los únicos cambios de estado serán desde el proceso de horario cumplido (pasando a estado L o P), y a través de la opción Cambio de estado (pasando a estado I).

Esta opción permite filtrar un rango de registraciones por empleado y cambiar cualquier estado que tenga una registración a un estado inicial.

Registraciones y Horario Cumplido

A partir de las registraciones diarias es posible determinar el horario cumplido del empleado.

En caso de tener configurado el procesamiento online para el punto “ABM de Registraciones”, cuando se den de alta o modifiquen registraciones se ejecutará el proceso de horario cumplido para los días y empleados involucrados en forma automática.

Empl. sin horario cumplido

En la ventana de registraciones se presenta la opción “Empleados sin horario cumplido”, que muestra un listado de todos los empleados con registraciones cargadas en un rango de fechas y sin horario cumplido.

Esto permite detectar aquellos empleados para los cuales aún no se ha procesado el horario cumplido, o que aún habiendo generado el horario cumplido, este no fue generado por alguna condición de error.

Esta consulta es muy útil para detectar problemas en la configuración de turnos y formas de pago.

Depuración

Una vez procesado el horario cumplido de forma correcta, las registraciones quedan en la base incrementando considerablemente la información en la tabla correspondiente, lo que puede hacer que después de un tiempo se vea perjudicado el tiempo de procesamiento del horario cumplido.

Una buena práctica para evitar este problema es realizar periodicamente una depuración de datos que ya no sean necesarios, a modo de mantenimiento. Por ejemplo, estando en Enero del año 2018, se puede asumir que cualquier inconveniente hasta Junio del 2017 ya debería haber sido detectado y resuelto, por lo que podrían eliminarse las registraciones anteriores al 30/06/2017.

Para esto la ventana presenta dos modos de limpieza:

• Sin historia: en general se realiza cuando se desea depurar una carga errónea de registraciones y se volverá a cargar luego de solucionar el problema.
• Con historia: se mueven los datos de la tabla de registraciones a una tabla histórica. Esto hace que la información no se pierda y no se vea afectado el tiempo del procesamiento.

Mantenimiento

Carga Automática

Para la lectura de registraciones automáticas deberá:

• Contar con un reloj que genere un archivo con las registraciones (en alguno de los formatos reconocidos por el aplicativo).
• El reloj debe guardar el archivo dentro del directorio registraciones de la aplicación. De no ser posible se deberá configurar un proceso que mueva el archivo desde donde lo deje el reloj, hacia el directorio del aplicativo.
• Se debe configurar el servidor de aplicaciones para que use lectura de registraciones, configurando cada cuánto tiempo se actualiza el proceso.
• Se debe configurar en la base de datos cuál es el modelo de registraciones que se utilizará.

Con esto configurado, si deja un archivo con registraciones en el directorio indicado, en breve (dependiendo del tiempo configurado) verá que el mismo es procesado y movido al directorio \registraciones\bk.

Carga Múltiple

La carga múltiple de registraciones es una alternativa a la carga manual, y permite dar de alta varias registraciones en simultáneo, para distintos empleados, en distintas fechas y relojes.

Alta Masiva

En caso de necesitar cargar la misma registración (fecha, hora, reloj y marca) para distintos empleados, permite completar los datos una sóla vez, realizar la selección de empleados y dar de alta a todas simultáneamente.

Horario Habitual Masivo

Funciona de la misma forma que el botón Horario Habitual, sólo que genera un movimiento por cada empleado seleccionado y por cada día entre las fechas Desde y Hasta seleccionadas.

Además podrá ejecutar las funciones baja, modifica y ordenar. Para conocer más consulte: Funciones Básicas