Circuitos de Autorización
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Los circuitos de autorización permiten llevar a cabo la solicitud de distintas actividades, tales como, pedidos de vacaciones, de cursos de capacitación, licencias, etc., que requieren la autorización de distintas personas.
Desde la ventana principal de configuración se puede acceder a las diferentes configuraciones que se pueden aplicar a los Circuitos de Autorización. Algunas de ellas son específicas y otras dependiendo su configuración se pueden aplicar a más de un circuito.
Características
El aplicativo cuenta con determinados circuitos que reflejan los procesos de los workflows más comúnes en el área de Recursos Humanos de una empresa.
Dependiendo de las necesidades, deberán activarse los tipos de autorización que correspondan desde el módulo Seguridad y Auditoría, menú Seguridad / Circuitos de autorización. Allí cada circuito de autorización es configurado indicando qué tipo de usuarios estarán involucrados (listas de firmantes) y cuáles serán los fines de firma.
Una vez que un pedido llega a un fin de firma el pedido será aprobado. El circuito no está predefinido, pero los involucrados están restringidos por la lista de firmantes recién mencionada. Cuando un usuario realiza la carga de determinada información que necesita de autorización, se envía la solicitud de aprobación a otro usuario. Ambos podrán modificar dicha información hasta que quien recibe autorice y reenvíe el pedido (o rechace).
Configuración
Los datos a considerar para la configuración son los siguientes:
| CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Código: | Definido automáticamente por el sistema. |
| Nombre: | Ingrese el nombre que identifique el tipo de autorización. |
| Prog de Descripción: | Archivo fuente asp. Se utiliza para configurar un complemento el cual realiza una acción desde los reportes de “Firmas Pendientes”. |
| Prog. de Detalle: | Archivo fuente asp. Muestra un detalle del contenido del registro que se va a autorizar (Seguimiento de Firmas). |
| Prog. de Web: | Archivo fuente asp. |
| Listas Global del Circuito: | Permite configurar una lista GLOBAL para cada circuito. También hay un botón de acceso a la configuración de todas las listas de firmantes. |
| Acciones: | Determina qué acciones se dispararán cuando se genere un pedido de autorización. |
| Activo: | Seleccione esta casilla para activar o desactivar el circuíto de autorización. |
| RRHH: | Permite que un usuario con el tipo de perfil RRHH pueda modificar registros ya autorizados. Muestra debajo del complemento una descripción de cómo aplica dicha configuración. |
| E-mail: | Determina si las alertas de solicitud de autorización serán enviadas vía mail. |
| Sin aviso: | Seleccione esta opción para no enviar ningún aviso. |
| Todos firmantes: | Seleccione esta opción para enviar el mail de alerta a todos los firmantes. (Siempre y cuando esté tildada la opción de E-mail) |
| Firmante anterior: | Seleccione esta opción para enviar el mail de alerta al firmante anterior. (Siempre y cuando esté tildada la opción de E-mail) |
| Primer firmante: | Seleccione esta opción para enviar el mail de alerta al primer firmante. (Siempre y cuando esté tildada la opción de E-mail) |
| Finalizar Circuitos: | Permite la configuración de las condiciones que se utilizarán para cerrar un circuito de firmas (ver ejemplos). |
| Por un Fin de Firma: | Cierra el circuito cuando el usuario es Fin de Firma. |
| Por cantidad de aprobaciones: | Cierra el circuito cuando un registro se aprobó “N” veces. |
| Por el último de la lista: | Cierra el circuito cuando se llegó a la última secuencia de una lista. Ej.: Para este caso, se cierra el circuito cuando le llega el registro para autorizar a uno de los usuarios configurados en el orden 3 y este realiza una acción, se da como finalizado el circuito. |
| Complemento: | Determina características específicas de ciertos pedidos de autorización o también puede determinar ciertas listas de firmantes particulares para casos especiales. Sólo se muestran los complementos de firmas para el circuito específico donde se aplica. |
Configuración de Usuarios
- Permite Asignar “N” Estructuras para cada usuario.
- Permite definir para qué circuitos, dicho usuario, es Fin de Firma.
- Permite asignar un empleado a un usuario.
Usuarios Genéricos
Existen 2 usuarios genéricos “ESS” y “MSS”, dichos usuarios se utilizan para las firmas desde “Autogestión”.
Observación: Desde Self Service no se heredan los permisos de RRHH.
Backups de Firmas
Permite derivarle a otro usuario por un tiempo determinado, los permisos de Fin de Firma.
El usuario Backup podrá ver y autorizar registros desde los reportes de Seguimiento de firmas. Véase Backups de Usuario
Estados de Firmas de Autorización
Registro creado sin firma
Pendiente
Aprobado
Rechazado
Aprobado con autofirma
Modificado por usuario con perfil de RRHH que no pertenece al circuito
Luego del ícono del estado, se mostrará el próximo usuario por firmar o el último, en caso de que el circuito haya finalizado. Muestra nombre de usuario o primer apellido y primer nombre a la derecha del ícono.
Modificación de Registros - Firmas
- Si un registro fue “autofirmado” y este se modifica, siempre quedará registrado a nombre del último usuario que lo modificó (Sin importar si este tiene o no perfil RRHH).
- Si un usuario con perfil de RRHH modifica un registro, en el cual dicho usuario es el siguiente firmante o el anterior, la firma continuará de manera normal (Sin importar si este tiene o no perfil RRHH).
- Si un usuario con perfil de RRHH modifica un registro, en el cual dicho usuario NO es el siguiente firmante o el anterior (no pertenece al circuito), se mostrará al lado del último estado de la firma el icono e indicará el usuario que modificó el registro con perfil de RRHH.
- Se permite modificar un registro que ya fue “Aprobado”, cuando el circuito y el usuario tienen perfil RRHH y además el usuario es el último que autorizó el registro.
- Si se modifica un circuito de firmas para que ya no use “AutoFirma” (En la “Lista Global del Circuito”), se reiniciará el circuito con la nueva configuración. Los registros existentes (con “AutoFirma”) se mantendrán aprobados y en el caso de modificarse alguno de dichos registros, usarán la nueva lista, reiniciándose así el circuito. (Nota: Aplica a todos los circuitos desde el aplicativo. No aplica para Autogestión).
Detalle por Tipo
| CÓDIGO | NOMBRE | INVOLUCRADO EN… | COMPLEMENTO |
|---|---|---|---|
| 1 | Parte de horas extras | (GTI) Generación de partes de horas extras | |
| 4 | Parte de cambio de turno | (GTI) Generación de partes de cambio de turno | |
| 5 | Nov. De liquid. Por empleado | (NOM) Novedades de liquidación por empleado | Conceptos |
| 6 | Licencias | (GTI+ADP) Alta de licencias | Tipos de licencias |
| 7 | Novedades de GTI | (GTI) Generación de novedades de GTI | |
| 11 | Parte de movilidad de empleado | (GTI) Generacion de parte de movilidad de empleado | |
| 13 | Vales | (LIQ) Asignación de vales | |
| 16 | Evaluación de desempeño | (GDD) Alta de una evaluación | |
| 17 | Parte de asignación horaria | (GTI) Generación de partes de asignación horaria | |
| 18 | Parte de horario fijo | (GTI) Generación de partes de horario fijo | |
| 22 | Accidentes de trabajo | (SO) Alta del accidente de trabajo | |
| 30 | Registraciones manuales | (GTI) Alta manual de registración (tablero de gti) | |
| 32 | Inputs FT (Circuito inhabilitado) | (GTI) Partes diarios, novedades horarias, licencias | |
| 159 | Baja de Empleados | (ADP) | Causas de baja |
| 164 | Compensación Hs | (GTI) | |
| 165 | Gastos | (GTI) Alta de gastos desde el asistente de proyectos |
Ejemplo Finalización de Circuitos
Condiciones para cerrar un circuito de firmas
Ejemplo 1
El circuito se dará por finalizado según las siguientes condiciones:
- Autorizado por un usuario Fin de Firma y
- Por cantidad de 0 Aprobaciones y
- Autorizado por el último de la lista
Ejemplo 2
El circuito se dará por finalizado según las siguientes condiciones:
- Autorizado por un usuario Fin de Firma o
- Por cantidad de 2 Aprobaciones o
- Autorizado por el último de la lista
Otros botones disponibles
| Icono | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
 |
Configuración de Listas | Acceso directo a la lista ordenada de firmantes. |
 |
Configuración de Usuarios | Permite configurar los alcances de estructura para cada usuario. |
 |
Consulta de Listas por Circuito | Muestra un breve detalle de las listas asociadas al circuito seleccionado. |
 |
Fin de Firma | Permite seleccionar los usuarios que serán fin de firma, para el circuito seleccionado. |
 |
Políticas de Alcance | Permite configurar alcances para los circuitos de firmas, esta funcionalidad se utiliza cuando existe un detalle de lista en el cual el usuario tiene dos tipos de estructuras asociadas. De este modo determina a cuál darle prioridad para mostrar el resultado. |
 |
Configurar | Permite acceder a la configuración de reportes 308 - Seguimiento de Firmas. |
 |
Template | Permite, para aquellos circuitos que tengan activo el envío de mails (casilla E-mail seleccionada), configurar un template. |
Véase: